Antes de digitalizar: ¿tienes claro qué valor entregas y cómo lo mides?
A diferencia del comercio o la industria, en este sector los servicios no se “almacenan”, no hay inventario que controlar, y el éxito depende de personas, procesos y datos. Por eso, muchas implementaciones fallan: se intenta aplicar un modelo de ERP tradicional a una realidad mucho más humana, diversa y cambiante.
Dato: Según un estudio del BID (Banco Interamericano de Desarrollo), más del 50% de los proyectos tecnológicos en gobiernos locales y ONGs en LATAM fallan por falta de claridad en sus procesos y objetivos de impacto.
Antes de implementar, responde:
- ¿Cómo defines el éxito de tu operación: cumplimiento, cobertura, satisfacción?
- ¿Tus procesos están documentados… pero también son entendidos y ejecutables?
- ¿Tu equipo registra información útil o solo llena formatos “porque toca”?
- ¿Tus datos te permiten rendir cuentas, tomar decisiones y planear estratégicamente?
Si no tienes esa claridad, la herramienta no será transformadora, solo burocrática.
Durante la implementación: digitalizar no es llenar formularios bonitos
Aquí el error más común es creer que un ERP es solo para empresas privadas, y usarlo solo como un repositorio de datos. Pero digitalizar no es informatizar lo mal hecho: es rediseñar cómo colaboras, mides y actúas.
Errores frecuentes:
- Configurar módulos sin pensar en cómo se usará en campo o con beneficiarios.
- Registrar datos que nadie analiza.
- No capacitar a usuarios clave por creer que “ya lo saben”.
- Repetir procesos en paralelo: uno digital para cumplir, otro real para trabajar.
Caso real: una ONG internacional logró reducir en 40% su tiempo de elaboración de informes de donantes al integrar Odoo con sus flujos de atención y contabilidad. Pero el éxito vino tras repensar por completo sus flujos de captura, validación y reporte.
Buenas prácticas:
- Diseña procesos simples, colaborativos y centrados en la información que genera valor.
- Enfócate en automatizar controles clave: asignación de recursos, validación de entregables, control presupuestal.
- Crea tableros que hablen en el idioma del usuario: impacto, cumplimiento, satisfacción.
Involucra desde el inicio a los usuarios finales y aliados externos (proveedores, aliados, comunidad).
Después de implementar: que tu sistema sea tu aliado de confianza
Muchas implementaciones en servicios públicos o sociales quedan atrapadas en la fase de “llenar formatos” sin convertir eso en acción. Los reportes se generan, pero no se interpretan. Las alarmas se ignoran. Y el equipo se frustra.
Errores comunes:
- No usar tableros de control ni indicadores clave.
- Hacer el cierre contable, pero no el cierre de impacto.
- Perder la trazabilidad entre actividades, beneficiarios, costos e impacto.
- Quedarse en el uso operativo y no estratégico.
Buenas prácticas sostenibles:
- Revisa mensual o trimestralmente el avance vs objetivos estratégicos o de donantes.
- Usa los datos del sistema para definir nuevas líneas de acción.
- Involucra al área directiva y de operaciones en la lectura de datos.
Actualiza continuamente los procesos según resultados obtenidos.
