Antes del sistema: ¿Estás resolviendo el problema correcto?

En el sector gastronómico, la transformación digital suele malinterpretarse como "poner una mejor caja". Muchos negocios invierten en POS sofisticados sin haber resuelto lo más básico: entender sus propios procesos.

Una encuesta de Restaurant Technology News reveló que el 72% de los restaurantes que implementan un nuevo sistema POS no logran medir correctamente sus costos reales de producción seis meses después. ¿Por qué? Porque el problema nunca fue solo el sistema.

Antes de cualquier implementación, es vital revisar:

• ¿Tus recetas están estandarizadas?
• ¿Tienes visibilidad clara de tus márgenes por platillo?
• ¿Tus procesos de compras y almacén controlan mermas y desperdicios?
• ¿Tus reportes te ayudan a tomar decisiones o solo sirven para cumplirle al contador?
  
  

Si no has trabajado en eso, el sistema solo digitalizará tu caos.

Durante la implementación: no digitalices tus errores

La digitalización no debe ser una copia de lo que ya haces mal. Es una oportunidad para rediseñar cómo operas. Sin embargo, muchos restaurantes cometen los mismos errores:

• Involucran solo al dueño o administrador, pero no al equipo de cocina, meseros o cajeros.
• Subestiman la importancia de preparar datos limpios: listas de productos, recetas, proveedores, precios, impuestos, unidades de medida.
• Piensan que la capacitación es “darles el manual”.
  
  

Dato: Según un estudio de Toast POS (2023), los restaurantes que involucran al personal en el rediseño de procesos aumentan su eficiencia operativa en un promedio del 30% tras seis meses de implementación.

La clave está en prototipar los flujos operativos, probarlos con el equipo real y ajustar con base en el uso real, no en teoría.

Después de implementar: no apagues el motor

Implementar un sistema no es llegar a la meta, es arrancar bien la carrera. Muchas veces, el abandono del sistema inicia con pequeñas frustraciones del equipo, combinadas con falta de seguimiento por parte de la gerencia.

Lo que suele pasar:

• Se empieza a registrar solo lo obligatorio.
• Se vuelve al Excel “para sacar el cierre rápido”.
• Nadie revisa indicadores clave (rotación de inventario, ticket promedio, desperdicio, rentabilidad por producto).
  
  

Para evitar esto:

• Establece rituales mensuales de revisión de datos con tu equipo.
• Define mínimos vitales: qué debe sí o sí registrar el sistema.
• Usa los cierres contables como oportunidad de revisión operativa, no solo fiscal.